Tutorial: Getting Things Done completo com GMail - Addendum

    Este post é dedicado aqueles que abraçaram o sistema GTD e o continuaram usando-o no seu dia-a-dia, Se você ainda não conhece o sistema, talvez seja uma boa idéia dar uma olhada no Tutorial.

Então... Você continuou usando o GTD por todos esses meses? Sua vida parece estar mais no controle? Se a sua resposta tem sido sim ultimamente, então me responda isto:

O que acontece quando você se torna mestre das suas tarefas?
O que acontece quando vc tem feito as coisas acontecer regularmente?

Você começa a ver mais longe.

Antes andávamos preocupados demais: " O que tenho para fazer hoje? Quais são meus compromissos da semana? Que contas vão vencer no dia 25?"

E por ai vai...

Agora que usamos um sistema confiável (GTD) onde podemos realmente enxergar todo o "chão", o que há mais ao alto?

O que estarei fazendo daqui a 6 meses?
O que estarei fazendo daqui a 2-3 anos?
O que estarei fazendo daqui a 5 anos?

Antigamente estas perguntas nem passavam perto de nossas cabeças certo? Este é o efeito que o uso regular de GTD vai provocar na sua mente.

David Allen em Seu livro, chama este efeito de "O olhar dos 10000 pés"  comparando-a um piloto de avião que o quanto mais alto voa mais ao longe enxerga.

Como isto funciona?

• 50000 pés - Vida
• 40000 pés - Visões em 3 a 5 anos
• 30000 pés - Objetivos em 2 a 3 anos
• 20000 pés - Áreas de Responsabilidade
• 10000 pés - Projetos
• chão - próximas ações

Uma boa pergunta a se fazer aqui é: Como eu devo atacar isto? ou melhor, é de cima para baixo ou é de baixo para cima? Será que eu faço o que eu faço hoje porque isto está alinhado com os meus objetivos na vida ou será que a partir das coisas que eu tenho vontade de fazer no momento  é que vou traçar um futuro para mim tal qual?

Bem... isto pode se tornar complicado, mas vamos ver o que nosso mentor David Allen tem a nos dizer:

David Allen

   "Em verdade você pode definir suas prioridades a partir de qualquer nível e em qualquer tempo. Já que as suas prioridades serão guiadas pelo nível acima, obviamente seria melhor começar pelo topo. O problema é que, sem um senso de controle nos níveis mais baixos (projetos e ações) e sem ter a confiança nas suas habilidades de gerenciar estes níveis de maneira adequada, tentar decidir suas prioridades a partir do topo pode criar um grande nível de frustração."

    "Numa perspectiva prática eu sugiro que se vá da base para o topo. Eu já treinei pessoas a partir das duas direções e, a longo prazo, eu posso dizer, honestamente, que colocar uma pessoa no controle do seu mundo físico e ir elevando o seu foco a partir dai nunca deu errado."

                  (Fragmento extraido do livro Getting Things Done, páginas 202-203.)

Vale a pena notar que cada nível é um micro-cosmo do nível superior por isto alguns procedimentos se aplicam a todos os níveis. Como exemplo temos a concepção natural de um projeto.

Em seu livro, David Allen explica como nós planejamos um projeto de maneira natural, ou seja, como a nossa mente faz e nós mal nos damos conta.

Planejamento Natural em 5 Fases:

1. Definir propósito e princípios;
2. visualizar resultado final;
3. brainstorming (geração de idéias);
4. Organizar estrutura;
5. Identificar próximas ações;

Vamos ver um exemplo de como você faz e nem se dá conta:

Saindo para jantar

A última vez que você saiu para jantar como você planejou a noite? Primeiro você tinha um propósito certo? Podia ter sido apenas encher a barriga, ou, sair com a sua namorada(o) tanto faz, isto instantaneamente trouxe os seus princípios a tona (o padrão de serviço que você está acostumado, o tipo de comida que você gosta etc) esta foi a primeira fase, depois você visualizou o restaurante em que gostaria de estar, o que seria servido na mesa, como a noite iria se desenrolar, etc... Assim que você gostou do que imaginou, você começou a pensar em um monte de coisas, "será que o restaurante vai estar cheio?", "será que abre neste dia da semana?", "que horas devemos ir?", "que tipo de roupa devo usar?", esta foi a fase de brainstorm, aonde acontece uma chuva de idéias, um processo natural de criatividade, com o objetivo de resolver algo que ainda não o foi. Assim que você conseguiu responder todas as perguntas, começou a fase organização, você começa a se organizar para sair, "primeiro vou ligar para o restaurante, depois vou ligar pra a minha vizinha, quem sabe ela quer ir também com o marido dela... etc. Você institivamente criou uma lista de ações que o levariam aquele resultado final que foi visualizado previamente. então vem agora a pergunta "Qual é a próxima acão?", Ligar para ...

E é assim que as coisas acontecem, assim também deve ser como vc planeja nos níveis mais altos, então em resumo:

1. Por que? (Propósitos e princípios)
2. O que? (visualização dos resultados)
3. Como? (brainstorm de idéias)
4. Qual é o plano? (Organização)
5. Qual é a próxima ação? (Ação)

    Como uma analogia aos níveis mais altos, o que você faz hoje, transcende ao que você estará fazendo no futuro. Porém se você não está certo do que, do porque e de como você fará hoje, imagine então se você terá capacidade de prever o que está mais a frente.

    Se você não está feliz com o que você faz no momento, é porque você não tem certeza do por que você o faz. Se você não sabe como você fará algo, é porquê você não visualizou ou perdeu o foco do que, vc queria fazer, e assim vai. Pense nisto enquanto você assiste a um discurso de Steve Jobs (O Cabeça da Apple) com uma simples mensagem: "Continuem sedentos, continuem tolos!"

OBS: Se você ainda possui dúvidas com a implementação do GTD no GMail, eu ficarei feliz em responder o que puder, através dos comentários em qualquer um dos posts

Tutorial: Getting Things Done completo com GMail - Parte 2

Continuando o nosso tutorial, vamos agora à parte prática. Agora que nós já identificamos os 8 elementos básicos para implementar o GTD, vamos discutir o fluxo de processamento do sistema e ao final mostraremos um exemplo prático :) ;

Getting Things Done possui 5 estágios de processamento:

1 - Coleta (collect)

        A fase de coleta é aonde você irá tirar tudo de sua cabeça e colocar na caixa de entrada. Além da sua cabeça, coisas (stuff) podem vir de outros lugares como anotações, emails,  etc. Apesar de o GMail ser uma ferramenta completa, nem todo mundo possui um aparelho móvel sofisticado para acessá-lo de qualquer lugar. Por isso é bom ter um caderninho de anotações para anotar as "coisas" que surgirem durante o dia. Recomendo o PocketMOD, que não é nada mais do que uma folha de papel dobrada para ficar parecida com um livrinho de 8 páginas, porém é uma ideia muito interessante, cabe na sua carteira, não fica protuberante no seu bolso como um caderninho mais grosso e vc ainda pode reciclá-la imprimindo outro pocketMod no outro lado da folha :). No futuro farei um post sobre isto, talvez.

exemplos de PocketMOD:

NO GMAIL:

      Para possuir uma caixa de entrada coerente no nosso gmail, é preciso desvinculá-la do mal uso que fazemos dela, geralmente a usamos como tudo menos caixa de entrada. A caixa de entrada serve para receber novos itens que serão processados, os emais não podem ficar lá como lembretes, para isso servem as listas de ações... Vamos usar o plugin do Google Labs chamado Multiplas Caixas de Entrada, para assim podermos usar uma caixa de entrada como REALcaixa de entrada, e as outras como lembretes de ações.

2 - Processamento (process) &   3 - Organização (organize)

     Na fase de processamento, você decidirá o que fazer com as "coisas" que você coletou,  e as organizará em suas determinadas listas e/ou arquivos. É importante processar um item de cada vez,  pois esta é a hora onde você fará o planejamento de suas ações futuras, seja atencioso aqui para que você não tenha que se preocupar com isso mais tarde. Aqui voltamos ao nosso diagrama, e perguntamos: Isto tem alguma ação a ser feita? 

Se a resposta é sim, então a ação deverá ser:

1. Feita: na hora, se demorar menos de 2 minutos;
2. Delegada: para a pessoa mais adequada a fazê-la, por exemplo consertar encanamento (delegar ao   encanador);
3. Adiada: para o momento em que você esteja no contexto daquela ação, por exemplo: local (no supermercado, na rua, no escritório) ou tempo (na semana que vem);
4. Projeto: Sempre que algum objetivo tiver mais de uma ação para ser alcançado, este pode ser chamado de projeto, no exemplo a ação Arrumar Garagem, vira um projeto #GARAGEM, onde várias ações serão necessárias para alcançar o objetivo e ao final livrar-se da "coisa" "Arrumar Garagem";

Se a resposta é não, ela só pode ser:

1. Lixo;
2. Algum dia/Talvez algo para ser feito, porém não num momento visivel, algo para ser feito algum dia ou talvez não;
3. Referência, algo que deve ser guardado para ser consultado posteriormente;

 

NO GMAIL:

      Ações delegadas, ficarão na lista de espera, exemplo: Um email que você mandou, e está esperando a resposta, funciona como uma ação delegada, marque-a como @ESPERA, ou @WAITING, como preferir;

  

     Ações adiadas devem ser colocadas em listas de próximas ações ou no calendário, dependendo do contexto necessário, para isto você tem duas opções, escrevê-las no google tarefas, na lista adequada, ou criar um marcador que se refira a esta atividade, no exemplo uso as duas, para emails mando as tarefas para o marcador @ACTION, e ações de contexto irão para listas no google tarefas como @LIGAÇÕES, @RUA, @ESCRITORIO. Se o contexto for temporal, anotamos o compromisso no google agenda, estes compromissos serão exibidos no plugin do google agenda que ativaremos no google labs. Um exemplo de ações adiadas pelo tempo: "Consultar o Dentista, dia 23/06 as 14:00";
*Dica: Você pode vincular um email a uma tarefa do google tarefas, selecionando o email e escolhendo  "Mais Ações >> Adicionar as Tarefas"; esta tarefa será adicionada para a lista que estiver sendo exibida no momento no google tarefas;

     Projetos serão colocados na nossa #ListaDeProjetos ou #PROJECTLIST para que tenhamos uma visão geral de todos os projetos em que estamos envolvidos. Criaremos também, um marcador com o nome do projeto exemplo: #GARAGEM, este marcador categorizará os arquivos de suporte a este projeto, como por exemplo, lista de compras para novas instalações na reforma da garagem, e outros detalhes, as ações referentes a este projeto serão enviadas para @ListaDeAções ou @ACTION junto com o marcador do nosso projeto na medida que elas puderem ser feitas, no exemplo reforma da garagem, vamos colocar a primeira ação referente ao projeto #GARAGEM, "Ligar para o Carpinteiro" na nossa lista de @ligações. A partir daí, vamos fazendo as ações do projeto passo a passo.

   

    Arquivos de referência devem ser categorizados para serem encontrados com mais facilidade quando necessários. Use marcadores para criar as categorias que você desejar, no exemplo eu criei uma categoria Escritório para guardar um documento que foi enviado por email;
*Dica: Crie um marcador chamado "OUTROS" ou "GERAL", para colocar emais em que você não conseguiu pensar em uma categoria só de olhar para este, evite perder tempo com  coisas que não têm nenhuma ação vinculada, e se organização é uma dificuldade para você, apenas arquive o email e o use a rica ferramenta de busca do Gmail;

    Ações para algum dia/talvez devem ser movidas para a lista @ALGUMDIA ou ,como no exemplo @SOMEDAY. Esta lista será acessada de tempos em tempos na fase de revisão, para que eventualmente ações deste tipo possam ser movidas para listas de ações ou para o lixo, se for o caso de você perder o interesse nestas. Algumas dessas ações para algum dia/talvez podem ter alguma data vinculada, como por exemplo: Um festival de música que haverá em agosto, talvez você vá,  mas não tem certeza. Você pode colocar, no seu google calendar, um lembrete desta possível ação para que você decida, quando chegar agosto, se vai ou não ao festival.

4 - Revisão(review)

  

   Na fase de revisão é que vamos tornar o nosso sistema numa ferramenta confiável pois, de nada vai adiantar se você anotar todas as listas e não as revisa de uma maneira periódica e sistemática. Atenção na periodicidade da revisão, algumas coisas devem ser revisadas diariamente, como a sua caixa de entrada, e calendário, outras, semanalmente como as suas listas de algum dia/talvez, e outras. A idéia aqui é usar o seu bom senso que virá com o tempo de uso do sistema.

NO GMAIL: 

     Para reforçar a atividade de revisão no nosso sistema, vamos criar uma CHECKLIST no google tarefas com o nome de !REVIEW, ou !REVISÃO, nesta checklist vamos colocar aqui o que devemos revisar. A periodicidade com que você irá revisar vai depender do fluxo de informações com que você trabalha e da sua disponibilidade, por exemplo: no meu caso eu não tenho muitos compromissos agendados por isso o calendário ficou como uma revisão semanal, o que normalmente deveria ser revisado diariamente. CheckList do Exemplo:

 !REVIEW:

•  Coleta:
• Cabeça - Não passe a noite em claro tendo ideias maravilhosas, tire tudo da cabeça, escreva-as e durma tranquilo;
• Inbox - Sua caixa de entrada física e a sua caixa de entrada do GMai; 
• PocketMod - Seu caderinho de bolso está sempre por perto, provavelmente está cheio de anotações ;
• Revisão Semanal 
• Calendário - semanalmente, no meu caso;
• @Action lists - já executou todas as ações? 
• @Waiting lists - Já não é hora de ver se responderam as suas mensagens? 
• #Project & Support Files - Reveja os arquivos de projetos para ter mais idéias de ações;
• @Someday - Será que chegou a hora de alguma coisa desta lista ser levada mais a sério?

 

5 - Ação

 Agora é hora de pôr a mão na massa e esvaziar as suas listas de ações, de acordo com o seu contexto.  Vá executando as ações de maneira bastante despreocupada (você ja pensou em tudo agora é só executar, certo?); No livro o autor não deixa uma prioridade estritamente definida para realizar as tarefas, porém ele cita algumas maneiras de descobrir a melhor ação a ser feita no momento, a minha preferida foi a dos 4 critérios em ordem de importância:

1. Contexto - você está no lugar mais adequado para fazer isto? Tem as ferramentas necessárias? Por isto suas listas são divididas por contexto.
2. Tempo disponível - Você tem tempo para ler aquele artigo? ou só tem tempo para fazer algumas ligações? 
3. Energia disponível - Como está o seu nível de energia? Talvez ele esteja em 30% e aquela atividade mais trabalhosa requira que sua energia esteja em 60%... melhor fazer algo mais fácil.
4. Prioridade - depois de passar por estes três critérios e ainda estar na dúvida do que fazer, só pode significar que você tem mais areia do que o seu caminhãozinho pode carregar, então você deve se perguntar: Quais são as ações que eu farei hoje que me farão me sentir bem o suficiente para eu relevar as coisas que eu deixei de fazer? Lembre que um dos objetivos do seu sistema é eliminar o stress. 

*Dica:  no  GMaiL você pode marcar suas ações com uma estrela para definir prioridades. Existe um plugin no google labs onde você coloca vários tipos de estrelas, experimente, se for necessário no seu caso.

Legendas:

@	=	lista de ações
#	=	lista de projetos
!	=	checklist

*Dica: Use caracteres especiais para fazer os itens aparecerem em primeiro lugar numa lista alfanumérica; 

JUNTANDO TUDO:

Tendo implementado todos os 8 elementos básicos do sistema GTD considero este exemplo um bom resumo do livro Getting things Done. Abaixo, um video mostrando um exemplo geral resumindo este post, agora é com você, ponha em prática e continue revisando o sistema e assim você começará a confiar nele e se sentirá mais livre para apenas fazer suas atividades;

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*Obs: Este tutorial foi baseado nas dicas fornecidas por David Allen em seu livro/método, porém o livro entra em mais detalhes e opções de implementação, recomendo a leitura do livro para uma melhor assimilação do assunto;

Plugins Google Labs Opcionais:

• GMail Off-Line - Se conectividade não é uma constante para você, use o plugin para acessar o GMaiL Off-line e ao conectar ele sincronizará com o GMail Online;
• Marcadores Aninhados - Você pode aninhar marcadores para simular sub-pastas, isto pode ser feito se você desejar mais organização. Exemplo: Você deseja classificar os seus itens da lista @SOMEDAY em sub-categorias como Produtos, Baixar, Ler, Idéias e Sites, veja abaixo:

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Links relevantes em português:

• www.efetividade.net - blog sobre produtividade, contem material em português sobre GTD.
• GTDBR - Forum de discussão bem famoso sobre GTD, vale a pena dar uma olhada.

Tutorial: Getting Things Done completo com GMail - Parte 1

                Getting Things Done (fazendo acontecer) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen e divulgada em seu Livro. Nesta série vou mostrar como eu implementei sua metodologia, usando GMail, Google Calendar e alguns plugins do Google Labs. É importante que cada um adapte a metodologia as suas necessidades e recursos disponíveis. O objetivo aqui é propor a idéia, somente. A Leitura do livro é recomendada.

               Nesta 1ª parte  vamos resumir a metodologia afim de encontrar os elementos básicos que serão implementados na próxima parte; 

Getting things Done segue algumas premissas básicas:

• Tire tudo da cabeça - Nossa mente evoluiu para propor soluções criativas a problemas identificados, porém é muito ineficiente em manter compromissos e armazenar longas listas de tarefas. Esvaziar a cabeça de compromissos, ou seja, colocá-los em um sistema "CONFIÁVEL", é a melhor maneira de manter a mente em estado criativo.

• Confiança no sistema - Não importa o quão sofisticado é o seu sistema, se você não pode confiar nele, sua mente consciente e subconscientemente tentarão, de maneira falha, manejar seus compromissos. A confiança num sistema acontece através de condicionamento, uso regular e efetivo.

• Qual é a Próxima Ação? - O maior foco do sistema é a sua próxima ação, sendo ela algo físico, visível. No plano mental só existe planejamento, que deve ser feito previamente. Suas listas de tarefas incluirão ações (Escrever documento, ler relatório, etc...). É comum ver listas que não possuem ações físicas (Ex: Fazer Projeto, Consertar microondas). Você não pode fazer um projeto, você pode apenas executar as ações que o levam a conclusão de um projeto. Se você pensa em fazer um projeto, significa que você ainda não planejou todas as ações necessárias a conclusão deste. (mais sobre projetos depois...).

COMO FUNCIONA:

Os círculos externos serão as categorias básicas que o sistema deverá possuir:

• Caixa de Entrada

• Lista de Projetos

• Arquivos de Suporte aos Projetos

• Calendário

• Listas de Próximas Ações

• Lista de Espera

• Arquivos de Referência

• Lista Talvez/Algum dia

Na próxima parte, a implementação do GTD no GMail.

 

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Grátis - Exercícios para Parar de Roncar

     O Ronco é um problema de saúde que atinge 19% das mulheres e 30% dos homens de forma mais severa (wikipedia) 

      

     O ronco, como é um disturbio do sono, pode causar outros problemas de saúde como arritmia cardíaca, dores de cabeça, falta de concentração, etc. Em casos mais gráves ocorre a Apnéia onde o indivíduo para de respirar por alguns segundos ou até minutos, isto causa grande dano cerebral e pode até causar a morte. 

                                                                    Problemas no paraíso?

  
    Não são novidade os aparelhos ridículos que prometem extinguir o ronco:

    Vai dormir na fenda do biquine?

  

 

 

   Uma pesquisadora chamada Katia Cristina Carmello Guimarães publicou uma tese de doutorado intitulada "Efeitos dos exercícios orofaríngeos em pacientes com apnéia obstrutiva do sono moderada: estudo controlado e randomizado". Neste documento são usados exercícios para fortalecer língua, garganta e mandíbula  com o intuito de diminuir o ronco e apnéía. 

    Resultado do estudo:  Três meses de exercícios diários podem  reduzir em até 37% a incidência de ronco e apnéia durante o sono.

   Esta pesquisadora tambem lançou um livro chamado Apnéia e Ronco. (Ela deu até uma entrevista no Jô Soares se não me falha a memória.)

   MAS QUAIS SÃO OS EXERCÍCIOS?  

•    Exercícios de Língua
•    Exercícios de Palato Mole (Goela)
•    Exercícios Faciais (musculatura da bochecha e proximidades)
•    Funções Estomatognáticas (Respiração e desobstrução dos canais nasais)
•    Relaxamento de cabeça e pescoço 

   Não vou aqui descrever estes exercícios, recomendo a leitura do artigo em detalhes na seção III.9, porém, eu encontrei um vídeo na internet que mostra um paciente executando os exercícios:






Próximo post sobre sono: Como dormir menos e ter uma melhor qualidade de sono.


Observação: Não sou da área de saúde, apenas estou repassando informação, todo o conteúdo aqui mostrado é meramente ilustratívo. Sua curiosidade pode começar na internet mas deve sempre terminar com um profissional da área.

Blue in Green

O que você sente quando...

HELLO WORLD

O que você diz quando ...

HeLLo wOrLd