Tutorial: Getting Things Done completo com GMail - Addendum

    Este post é dedicado aqueles que abraçaram o sistema GTD e o continuaram usando-o no seu dia-a-dia, Se você ainda não conhece o sistema, talvez seja uma boa idéia dar uma olhada no Tutorial.

Então... Você continuou usando o GTD por todos esses meses? Sua vida parece estar mais no controle? Se a sua resposta tem sido sim ultimamente, então me responda isto:

O que acontece quando você se torna mestre das suas tarefas?
O que acontece quando vc tem feito as coisas acontecer regularmente?

Você começa a ver mais longe.

Antes andávamos preocupados demais: " O que tenho para fazer hoje? Quais são meus compromissos da semana? Que contas vão vencer no dia 25?"

E por ai vai...

Agora que usamos um sistema confiável (GTD) onde podemos realmente enxergar todo o "chão", o que há mais ao alto?

O que estarei fazendo daqui a 6 meses?
O que estarei fazendo daqui a 2-3 anos?
O que estarei fazendo daqui a 5 anos?

Antigamente estas perguntas nem passavam perto de nossas cabeças certo? Este é o efeito que o uso regular de GTD vai provocar na sua mente.

David Allen em Seu livro, chama este efeito de "O olhar dos 10000 pés"  comparando-a um piloto de avião que o quanto mais alto voa mais ao longe enxerga.

Como isto funciona?

• 50000 pés - Vida
• 40000 pés - Visões em 3 a 5 anos
• 30000 pés - Objetivos em 2 a 3 anos
• 20000 pés - Áreas de Responsabilidade
• 10000 pés - Projetos
• chão - próximas ações

Uma boa pergunta a se fazer aqui é: Como eu devo atacar isto? ou melhor, é de cima para baixo ou é de baixo para cima? Será que eu faço o que eu faço hoje porque isto está alinhado com os meus objetivos na vida ou será que a partir das coisas que eu tenho vontade de fazer no momento  é que vou traçar um futuro para mim tal qual?

Bem... isto pode se tornar complicado, mas vamos ver o que nosso mentor David Allen tem a nos dizer:

David Allen

   "Em verdade você pode definir suas prioridades a partir de qualquer nível e em qualquer tempo. Já que as suas prioridades serão guiadas pelo nível acima, obviamente seria melhor começar pelo topo. O problema é que, sem um senso de controle nos níveis mais baixos (projetos e ações) e sem ter a confiança nas suas habilidades de gerenciar estes níveis de maneira adequada, tentar decidir suas prioridades a partir do topo pode criar um grande nível de frustração."

    "Numa perspectiva prática eu sugiro que se vá da base para o topo. Eu já treinei pessoas a partir das duas direções e, a longo prazo, eu posso dizer, honestamente, que colocar uma pessoa no controle do seu mundo físico e ir elevando o seu foco a partir dai nunca deu errado."

                  (Fragmento extraido do livro Getting Things Done, páginas 202-203.)

Vale a pena notar que cada nível é um micro-cosmo do nível superior por isto alguns procedimentos se aplicam a todos os níveis. Como exemplo temos a concepção natural de um projeto.

Em seu livro, David Allen explica como nós planejamos um projeto de maneira natural, ou seja, como a nossa mente faz e nós mal nos damos conta.

Planejamento Natural em 5 Fases:

1. Definir propósito e princípios;
2. visualizar resultado final;
3. brainstorming (geração de idéias);
4. Organizar estrutura;
5. Identificar próximas ações;

Vamos ver um exemplo de como você faz e nem se dá conta:

Saindo para jantar

A última vez que você saiu para jantar como você planejou a noite? Primeiro você tinha um propósito certo? Podia ter sido apenas encher a barriga, ou, sair com a sua namorada(o) tanto faz, isto instantaneamente trouxe os seus princípios a tona (o padrão de serviço que você está acostumado, o tipo de comida que você gosta etc) esta foi a primeira fase, depois você visualizou o restaurante em que gostaria de estar, o que seria servido na mesa, como a noite iria se desenrolar, etc... Assim que você gostou do que imaginou, você começou a pensar em um monte de coisas, "será que o restaurante vai estar cheio?", "será que abre neste dia da semana?", "que horas devemos ir?", "que tipo de roupa devo usar?", esta foi a fase de brainstorm, aonde acontece uma chuva de idéias, um processo natural de criatividade, com o objetivo de resolver algo que ainda não o foi. Assim que você conseguiu responder todas as perguntas, começou a fase organização, você começa a se organizar para sair, "primeiro vou ligar para o restaurante, depois vou ligar pra a minha vizinha, quem sabe ela quer ir também com o marido dela... etc. Você institivamente criou uma lista de ações que o levariam aquele resultado final que foi visualizado previamente. então vem agora a pergunta "Qual é a próxima acão?", Ligar para ...

E é assim que as coisas acontecem, assim também deve ser como vc planeja nos níveis mais altos, então em resumo:

1. Por que? (Propósitos e princípios)
2. O que? (visualização dos resultados)
3. Como? (brainstorm de idéias)
4. Qual é o plano? (Organização)
5. Qual é a próxima ação? (Ação)

    Como uma analogia aos níveis mais altos, o que você faz hoje, transcende ao que você estará fazendo no futuro. Porém se você não está certo do que, do porque e de como você fará hoje, imagine então se você terá capacidade de prever o que está mais a frente.

    Se você não está feliz com o que você faz no momento, é porque você não tem certeza do por que você o faz. Se você não sabe como você fará algo, é porquê você não visualizou ou perdeu o foco do que, vc queria fazer, e assim vai. Pense nisto enquanto você assiste a um discurso de Steve Jobs (O Cabeça da Apple) com uma simples mensagem: "Continuem sedentos, continuem tolos!"

OBS: Se você ainda possui dúvidas com a implementação do GTD no GMail, eu ficarei feliz em responder o que puder, através dos comentários em qualquer um dos posts